KONSEP DASAR MANAJEMEN INFORMASI
Konsep Manajemen Informasi & Peranan Pada Perusahaan
Ilmu
manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi,
dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya
metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah
dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet
menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan oleh
kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan,
kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu
banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
SIM
yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang
akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan
pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat
bermanfaat.
Organisasi
harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan
mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai
keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat
yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan
keuntungan dan uang.
Secara
teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam
praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan
pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin
secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
PEMBAHASAN
KONSEP MANAJEMEN INFORMASI
Bagi
banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan
formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik,
sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor
dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat,
memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang
disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan
arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen
perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda
dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya
lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi
organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau
formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem
dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Manajemen
kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi
bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses
data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan
mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi
spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor
administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.
FUNGSI MANAJEMEN KANTOR ADMINISTRATIF
Manajemen
juga berlaku pada manajemen fungsi kantor. Manajer kantor bertanggung
jawab merencanakan, mengorganisasi dan mengotrol semua kegiatan
perusahaan dan mengarahkan orang untuk mencapai tujuan perusahaan.
Fungsi
manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan pegawai. Adanya
perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar informasi
dan krputusan dilakukan lebih cepat. Manajemen mulai tergantung pada
kekuatan kantor karena teknologi komunikasi dan komputer memberi
kekuatan proses informasi kepada kantor yang lebih besar. Konsep ”kantor
satu departemen” memperluas konsep manajemen administratif yang lebih
terpusat.
Selama
awal 1960-an, fungsi kantor menjadi manajemen informasi. Konsep ini
memberi tanggung jawab yang luas untuk mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, menelusuri, dan distribusi informasi. Di bab 2, kegiatan ini
mewakili sistem prosedur pengolahan siklus informasi; dan jika
dilakukan dengan baik, menjadi bidang studi. Sehingga, sistem informasi
menjadi disiplin akademik yang muncul dari penerapan teknologi
informasi. Tugas kantor lama seperti komunikasi lisan dan tulisan,
mengolah dan melaporkan, penyimpanan data, akunting, dan pemberkasan
masih ada, tapi diperbarui.
Lingkup
dan tanggung jawab manajemen kantor administratif dalam buku ini
menganalisa setiap fungsi manajerial yang ada dalam kegiatan kantor.
Urutan – merencanakan, mengorganisir, mearahkan dan mengarahkan – fungsi
ini diringkas pada gambar 1-2.
Peran Manajer Kantor Administratif
Sebagai
pihak utama dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penelusuran,
dan distribusi informasi, manajemen kantor administratif berperan
penting dalam proses pembuatan keputusan. Tugas manajer adalah pengambil
keputusan, dengan biaya rendah, dengan informasi yang akurat, dapat
diakses, dan berguna.
Tidak
ada manajer yang memiliki tanggung jawab yang sama. Di satu
perusahaan, manajer kantor menjadi akuntan, yang mengawasi
korespondesi, surat, berkas, dan administrasi umum. Di perusahan lain,
manajer kantor bertanggung jawab sebagai manajer personalia atau
manajer kredit dengan berbagai tugas pengawasan. Di perusahaan lain,
manajer kantor menjadi eksekutif yang bertanggung jawab memberikan
layanan bagi semua divisi, berupa surat, manajemen arsip, proses kata,
layanan kurir, telekomunikasi dan pemeliharaan kantor.
Meski
memiliki tanggung jawab berbeda, hampir semua manajer melakukan
kegiatan yang sama. Dalam studi analisa peran manajer kantor, Schmidt
dan Lappe menemukan dari semua manajer kantor yang disurvey, 3 kegiatan
yang sering dilakukan adalah merekrut pegawai, analisa pekerjaan dan
komunikasi tertulis (surat dan laporan). Temuan yang sama diperoleh
dalam studi oleh Smith dan Warner yang menemukan bahwa manajer kantor
sering melakukan komunikasi lisan dan tulisan, dan lisan dua kali lebih
sering dibanding tulisan. Smith dan Warner juga menemukan bahwa banyak
waktu manajer kantor digunakan untuk hubungan personalia – merekrut,
melatih dan mempromosikan pegawai – dan dalam sistem analisa.
Perbedaan
tanggung jawab manajer kantor disebabkan beberapa faktor, antara lain
ukuran organisasi, di perusahaan besar yang mayoritas outputnya
adalah pengolahan informasi, volume layanan sangat besar sehingga
memerlukan pengawasan manajer kantor. Sebaliknya di perusahaan kecil,
staf pabrik maerupakan sumber kegiatan bisnis utama, kegiatan layanan
kantor dapat dilakukan oleh akuntan, pengawas, bendahara, manajer
kredit, atau manajer personalia.
Manajer
kantor bergabung dalam berbagai organisasi profesionis, seperti
Asosiasi Manajemen Pengolahan Data, Asosiasi Manajemen dan Administrator
Data, dan sebagainya. Organisasi ini beranggotakan orang-orang yang
bekerja di bidang manajemen kantor adminitratif. Organisasi ini
mengembangkan pengetahuan dan teknik manajemen. Pada tahun 1970, dibuat
program sertifikasi manajer administratif. Kandidatnya terbuka untuk
semua pegawai manajemen, untuk menjadi anggota harus memenuhi 5 standar
: (1) lulus ujuan sertifikasi C.A.M yang terdiri dari manajemen
personalia, manajemen keuangan, kontrol dan ekonomi, layanan
administratif, dan sistem manajemen informasi, (2) berpengalaman di
tingkat manajemen administratif selama 2 tahun, (3) menyerahkan
referensi dari orang terkemuka, (4) memberikan bukti kemampuan memimpin,
dan (5) menunjukkan bukti keahlian komunikasi. Program sertifikasi
ini untuk memperluas cakupan dan tanggung jawab manajer di perkantoran
modern.
Manajemen Informasi Masa Depan
Dimensi
baru fungsi manajemen adalah proses mengubah informasi menjadi aksi.
Semua tingkat manajerial ingin memperbaiki rasionalitas keputusan yang
didasarkan pada informasi yang andal. Faktor ekonomi era 1970-an dan
proyeksi kegiatan abad 20 berpengaruh pada dimensi baru ini.
Menurut
Dinas Tenaga Kerja tahun 1985, penduduk Amerika Serikat mengalami
peningkatan dibanding tahun 1972. Angkatan kerja juga meningkat
dibanding sebelumnya. Tingkat pengangguran diharapkan turun. Periode
1972-1985, GNP mengalami peningkatan, ketika tingkat inflasi turun
sampai 8,3% tahun 1985. Belanja pemerintah juga mengalami peningkatan.
Meningkatnya
penduduk, angkatan kerja, pendapatan masyarakat, menyebabkan
pernintaan terhadap barang dan jasa bertambah. Meningkatnya belanja
pemerintah, memerlukan lebih banyak komunikasi, lebih banyak
administrasi, lebih banyak konsumsi energi, dan lebih banyak pajak dan
regulasi; singkatnya, lebih banyak informasi. Lingkup pengambilan
keputusan lebih bersifat internasional, keputusan menjadi lebih rumit.
Karena terlalu banyak fakta dan data dalam proses keputusan,
menimbulkan kebingungan dan kekacauan. Kebutuhan masa depan bukan
informasi, tapi penanganan informasi. Seseorang harus dapat memberikan
informasi yang dapat memecahkan masalah. Peran manajer informasi dalam
sistem masa depan menjadi sangat penting karena penggunaan komputer
canggih untuk distribusi informasi dan intelijen.
Tahun
1980-an, manajemen dipimpin oleh presiden dan eksekutif yang melapor
pada presiden, dibantu 3 wakil presiden, salah satunya wakil presiden
bidang informasi. Wakil presiden ini bertanggung jawab mengelola pusat
komputer, arus informasi, manajemen kantor, program kesehatan,
pelatihan, humas, dan litbang. Manajer informasi dan fungsi informasi
mulai berkembang di perusahaan besar. Selain ahli di bidang administrasi
manajemen, manajer informasi harus memiliki keahlian dan pengalaman
sebagai analis informasi, ahli manajemen data, manajer proses data, dan
ahli komunikasi. Manajer harus mengetahui konsep dan sistem mesin,
kemampuan konseptual untuk mengatur, keahlian menangani pegawai dalam
team informasi. Posisi ini memerlukan pengalaman dan pendidikan untuk
mengatur fungsi informasi dalam perusahaan.
Manajer
kantor administratif selalu menjadi manajer informasi. Ia bertanggung
jawab mengembangkan dan memelihara sistem yang baik, pegawai yang
efisien, dan peralatan yang andal. Adanya alat, program dan sistem
teknologi baru, menjadikan tangung jawab manajer meluas ke seluruh
perusahaan, sehingga informasi dapat ditemukan dimana-mana.
Konsep
sistem informasi manajemen menggabungkan semua fungsi informasi
perusahaan dalam suatu jaringan informasi. Jaringan ini ada pada gambar
1-3 dimana fungsi koordinasi (pusat informasi) merupakan pusat
intelijen atau basis data organisasi. Jaringan ini secara teori memberi
akses ke semua data dan informasi dalam perusahaan. Jaringan ini
menggabungkan sumber informasi tentang pelanggan, sumber pasokan dan
info produk, serta informasi keuangan dan pasar. Informasi tersebut
diperoleh dari lingkungan eksternal dan dimasukkan ke lingkungan
internal. Fungsi informasi ini dikelola dalam sistem informasi terpusat
di banyak perusahaan besar dan badan pemerintahan. Sistem ini
kompleks, melibatkan posisi baru, peralatan baru, dan reorganisasi,
yang direncanakan dalam beberapa tahap selama bertahun-tahun.
Dalam ruang lingkup yang lebih luas, informatika meliputi beberapa aspek:
ilmu
informasi yang mempelajari tentang cara pengumpulan, klasifikasi,
manipulasi penyimpanan, pengaksesan, dan penyebarluasan informasi untuk
keperluan sosial dan kemasyarakatan secara menyeluruhilmu komputer dan
teknik komputer yang mempelajari tentang pemrosesan, pengarsipan, dan
penyebaran informasi dengan menggunakan teknologi informasi dan alat
lain yang berbasis komputer.
peranan pada perusahaan:
Setiap
perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting
yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus
dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga
diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran
tersebut.Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi
dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa
menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan.
Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :
1. Peran Interpersonal
Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;
- Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
- Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
- Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.
2. Peran Informasi
Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;
-
Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan
merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara
langsung maupun tidak langsung.
- Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
- Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.
3. Peran Pengambil Keputusan
Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;
- Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
- Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
- Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.
Mengacu
kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan,
penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai
berikut :
• Aplikasi
Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain
yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data,
network management dan lain-lain.
• Aplikasi
yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi
yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya
Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi &
keuangan dan lain-lain.
• Aplikasi
Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Perusahaan
terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang
ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding
dan Aplikasi Pergudangan.
1.2 Pemanfaatan teknologi informasi & komunikasi PT. KBN (Persero)
• Perusahaan
sudah pemanfaatkan Teknologi Informasi dalam menunjang kegiatan
operasional dan menunjang bisnis utama yaitu Properti dan Logistik.
• Perusahaan
sudah memiliki aplikasi Teknologi Informasi yang terintegrasi,
didukung sistem jaringan komputer transaksi terlaksana secara online
dari Kantor Pusat hingga Unit Usaha sehingga dapat mengefisiensikan
kegiatan operasional Perusahaan.
Pemanfaatan
Teknologi Informasi yang sudah dilakukan dalam menunjang kegiatan
operasional Perusahaan meliputi bidang-bidang sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan
2. Sistem Informasi Properti
3. Sistem Informasi Forwarding.
4. Sistem Informasi Pergudangan.
5. Sistem Informasi SDM
6. Sistem Informasi Poliklinik
7. Aplikasi Audit Internal (Pengawasan SPI)
8. Sistem Persediaan ATK/Cetakan
9. Sistem Inventarisasi Peralatan Kantor
10. Sistem Electronic Data Interchange (EDI) untuk pengiriman dokumen PEB
11. Website dan intranet.
ALIRAN PEMIKIRAN MANAJEMEN
Manajer kantor administratif mengikuti beberapa pendekatan manajemen
fungsi informasi. Kantor yang efisien menunjukkan manajer perseptif
yang memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan. Manajer intuitif
masih diperlukan karena mampu mengarahkan orang untuk mencapai sasaran
perusahaan. Tapi tidak semua orang punya kemampuan intuisi. Sehingga
mereka perlu mempelajari keahlian teknis, administratif dan personal
untuk mengelola perusahaan.
Selama bertahun-tahun berbagai fungsi dalam proses manajemen telah
melakukan klasifikasi pendekatan para ahli manajemen. Ada 3 aliran
manajemen yaitu klasik, perilaku dan manajemen ilmiah. Masing-masing
aliran memiliki pendekatan yang berbeda terhadap manajemen dan faktor
penting dalam proses manajemen. Perbedaan telah mempengaruhi proses dan
prinsip manajemen. Melalui aliran-aliran ini, mahasiswa manajemen
kantor administratif menemukan prinsip yang dijadikan panduan dalam
memahami konsep manajemen informasi.
Aliran Klasik
Revolusi industri membantu produksi barang secara massal dan
menciptakan organisasi industri modern. Perusahaan baru kurang memahami
masalah manajemen. Sehingga studi manajemen lebih banyak membahas
masalah produksi. Ahli manajemen klasik menghubungkan antara manajemen
dengan produksi. Aliran klasik percaya bahwa manajer harus berusaha
meningkatkan efisiensi proses produksi.
Ada 2 pandangan teori manajemen klasik yaitu manajemen ilmiah dan
manajemen total, yang akan dijelaskan sebagai berikut.
Manajemen ilmiah, ditujukan untuk memecahkan dua masalah utama :
meningkatkan output rata-rata pekerja dan meningkatkan efisiensi
manajemen. Manajemen ilmiah menggunakan akal dalam proses pengambilan
keputusan. Semakin tinggi akal, masalah semakin dapat diatasi.
Metode ilmiah pemecahan masalah menggunakan logika dan langkah
sistematis untuk atasi masalah yang efektif. Metode pemecahan masalah
secara ilmiah, seperti dalam ilmu kimia atau fisika. Banyak tahap proses
informasi menggunakan metode ilmiah untuk memecahkan masalah. Ini
digunakan dalam analisa sistem, yang akan dibahas pada Bab 17.
Metode ilmiah pemecahan masalah kantor menggunakan langkah-langkah berikut :
Masalah harus dinyatakan dengan baik.
Informasi masalah harus dikumpulkan, dikelompokkan dan dianalisa.
Solusi sementara terhadap masalah (hipotesa) dikembangkan dan diuji keabsahannya.
Berdasarkan pengujian, dibuat modifikasi terhadap temuan dan kondisi baru, agar solusi bisa diterapkan.
Tindak lanjut dilakukan untuk melihat efektifitas solusi yang diberikan.
Frederick
W. Taylor. Sebagai pionir studi fungsi produksi dan disebut Bapak
Manajemen Ilmiah, tahun 1880, Taylor mengkaji standar kerja dan hubungan
antara output dengan upah. Taylor lebih menekankan manajemen toko,
daripada manajemen umum, serta melihat efisiensi pekerja dan manajer
dalam produksi.
Taylor melihat setiap pekerja dimotivasi oleh kebutuhan finansial. Ia
yakin pekerja membatasi outputnya karena takut dikeluarkan. Sehingga,
Taylor menyarankan agar pekerja dididik untuk memahami bahwa
pengorbanan ekonomi mereka akan mengurangi biaya produksi. Efektivitas
pendapatnya adalah menempatkan pekerja dengan sistem upah perpotong,
dengan menghasilkan banyak output maka gaji lebih banyak. Dasar
pendekatan Taylor terhadap manajemen ilmiah adalah hanya ada satu cara
terbaik untuk melakukan semua hal, baik menggunakan sekop maupun
kertas.
Kontribusi Taylor meningkatkan efisiensi dan mengembangkan berbagai
metode pelaksanaan konsep manajemen. Taylor memberi fungsi baru bagi
manajer : mengganti metode aturan pokok dengan pertimbangan ilmiah untuk
setiap pekerjaan; seleksi dan pelatihan ilmiah bagi pekerja;
kerjasama antara manajer dan pekerja untuk menyelesaikan kerja dengan
metode ilmiah; pembagian tanggung jawab yang seimbang antara manajer
dan pekerja, dimana manajer merencanakan dan mengatur pekerjaan.
Frank dan Lilian Gilbrert. Awal 1900, mereka mengembangkan pemikiran
manajemen ilmiah dengan menemukan alat dan teknik untuk membantu
pekerja mengembangkan potensi melalui pelatihan, peralatan, lingkungan
dan metode kerja. Prestasi mereka antara lain: menggunakan film untuk
mempelajari dan memperbaiki gerakan; pengembangan bagan dan diagram
untuk mendata proses dan pola; mempelajari bagian keletihan dan
dampaknya pada kesehatan dan produktivitas; dan penerapan prinsip
manajemen dan studi gerak untuk manajemen pribadi.
William
H. Leffingwell. Disebut sebagai Bapak Manajemen Kantor, yang pertama
menerapkan prinsip manajemen ilmiah untuk kantor. Bukunya, Manajemen
Kantor Ilmiah, menjadi acuan studi modern dalam manajemen kantor. Lima
Prinsip Kerja Efektif pada gambar 1-4 dikembangkan olehnya. Prinsip
ini dapat dihubungkan dengan manajemen semua pekerjaan, dan mudah
diterapkan di kantor. Setiap manajemen kantor harus merencanakan apa
yang harus dilakukan dan bagaimana, kapan, dan dimana, serta oleh siapa
(Prinsip 1). Dengan mengetahui rencana organisasi kantor dan
pengembangan produk, manajer dapat mengkoordinasikan usaha semua
pekerja, mesin dan informasi untuk menyusun jadwal kerja sesuai rencana
(Prinsip 2). Selain itu, sistim operasional dan prosedur,
penyimpanan data, metode pelaksanaan rencana dan pengukuran, serta
tata letak untuk menyelesaikan kerja secara efektif yang harus
dikembangkan (Prinsip 3 dan 4). Yang paling penting, manajer kantor
harus memilih, melatih, memotivasi, mengkompensasi, dan mempromosikan
pegawai sesuai kepentingan organisasi dan pegawai yang optimal
(Prinsip 5).
Manajemen
total, yang menekankan pendekatan menyeluruh terhadap masalah
manajemen administratif, pengikut aliran ini mencari cara efektif
untuk mengelola perusahaan.
Henry
Fayol. Tahun 1949, bukunya Manajemen Umum dan Industri diterbitkan
di Amerika. Fayol menerangkan konsep manajemen universal,
mengembangkan teori manajemen komprehensif, dan menekankan perlunya
pendidikan manajemen. Fayol yang pertama menyatakan prinsip manajemen
yang menjadi panduan bagi koordinasi manajemen. Keberhasilannya
sebagai manajer perusahaan tambang bukan karena kepemimpinan, tetapi
karena penerapan prinsip administrasi yang dapat diajarkan kepada
orang lain. Fayol menjelaskan 4 fungsi manajemen – perencanaan,
pengorganisasian, komando, koordinasi, dan kontrol. Ia menekankan
fungsi tersebut tidak hanya digunakan dalam bisnis, tetapi juga
politik, agama, filantropis, militer, dan bidang lain. Tesisnya adalah
karena semua perusahaan memerlukan manajemen, formulasi teori
manajemen diperlukan untuk pendidikan manajemen yang efektif.
Mary
Parker Follet, mengisi celah antara manajemen ilmiah Taylor dan
psikologi sosial tahun 1920-an yang mempromosikan hubungan manusia yang
lebih baik dalam industri. Melihat bahwa orang belum tahu cara hidup
bersama, Follet mengembangkan konsep hidup asosiasi. Konsep ini
menyatakan, bahwa organisasi kelompok merupakan metode baru dalam
politik, dasar sistem industri masa depan, dan dasar tatanan
internasional. Perkembangan baru manajemen dilihat Follet : perlunya
mengurangi personalisasi wewenang dalam “hukum situasi”; penerapan ilmu
perilaku pada masalah organisasi; menggunakan konflik yang
konstruktif; psikologi kekuasaan; sifat komunikasi horisontal dan multi
manajemen; dan tanggung jawab sosial manajemen.
Aliran
klasik menekankan struktur dan hubungan formal dalam perusahaan.
Dengan mengembangkan pengetahuan tentang situasi kerja, mereka tidak
mengabaikan elemen manusia. Mereka mengembangkan ilmu tentang konsep
yang menjadi dasar bagi organisasi.
Aliran Perilaku
Manajemen ilmiah masih menjadi dasar pemecahan masalah bisnis, tapi
diiringi dengan perhatian terhadap unsur manusia dalam manajemen. Saat
ini, pegawai lebih diutamakan daripada uang. Pegawai memiliki
kebutuhan sosial dan psikologi, sama halnya dengan manajemen.
Minat terhadap unsur manusia dalam organisasi, manajer menggunakan
dua pendekatan. Pendekatan hubungan manusia melihat pentingnya
individu dalam sistem. Pendekatan ilmu perilaku menekankan hubungan
antar pribadi dan tindakan demokrasi pada pekerja.
Pendekatan hubungan manusia. Tahun 1920-an dan 1930-an muncul gagasan
bahwa orang penting dalam organisasi, karena mereka dapat mencapai
sasaran organisasi. Pendekatan hubungan manusia dilakukan oleh peneliti
Universitar Harvard antara tahun 1927-1932 terhadap pekerja wanita di
perusahaan elektronik di Chicago. Ketua tim, Elton Mayo melakukan
studi dampak lingkungan fisik seperti perubahan cahaya ditempat kerja
terhadap produktivitas pegawai, hasilnya membingungkan. Ketika cahaya
ditambah atau dikurangi, output tetap meningkat. Analisa menunjukkan
bahwa motivasi pegawai bukan ditentukan oleh cahaya, tapi oleh perasaan
dihargai. Hal ini penting bagi mereka untuk berkontribusi.
Mereka
yang meneliti berbagai kondisi kerja seperti waktu istirahat, makan
siang dan jam kerja; menggunakan wawancara untuk menentukan sikap; dan
menganalisa organisasi sosial pekerja. Diketahui bahwa perubahan
lingkungan kerja hanya sedikit pengaruhnya pada produktivitas kerja.
Karena pekerja lebih merasa dihargai oleh manajemen. Karena manajemen
meminta pendapat mereka tentang kondisi kerja, pekerja merasa hubungan
mereka dengan manajemen lebih manusiawi. Pekerja merasa memiliki status
dan dihormati. Penelitian ini menunjukkan upaya pekerja yang efektif
terletak pada emosi dan kenyamanan fisik, penjelasan atas keputusan
manajemen, dan tahu bahwa manajemen menghargai kerja mereka.
Studi
Hawthorne menekankan faktor sosial dan psikologi baru dalam studi
tentang pekerjaan. Hasil hubungan manusia adalah arah baru dalam studi
manajemen perilaku.
Pendekatan
Ilmu Perilaku. Teori Perilaku Klasik didasarkan pada kebutuhan
tunggal, seperti teori Freud tentang dorongan nafsu dan konsep Jung
tentang kebutuhan mengikuti ego seseorang. Ahli perilaku modern membuat
daftar kebutuhan dari tiga (fisik, sosial, ego) sampai 15. Kebutuhan
manusia tidak bisa dilihat, tetapi dapat dipelajari oleh ilmu perilaku
manusia, dan diharapkan ada berbagai teori kebutuhan manusia dan
berbagai sistem klasifikasinya.
Hierarki
kebutuhan Maslow. Abraham Maslow mengembangkan teori motivasi
manusia. Hierarki kebutuhan ada dalam gambar 1-5. Jika kebutuhan
paling rendah terpuaskan mereka tidak termotivasi lagi, dan kebutuhan
yang lebih tinggi menjadi dominan. Tapi, kebutuhan di tingkat yang
lebih tinggi muncul, meski kebutuhan sebelumnya belum terpuaskan.
Hanya sedikit orang yang tahu memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi;
hanya sedikit yang terwujud.
Manajer
kantor administratif harus tahu kebutuhan setiap pekerja dan tidak
boleh menggunakan satu pendekatan untuk memotivasi semua pekerja dalam
mencapai sasaran organisasi. Manajer juga harus tahu bahwa kepuasan
belum tentu memotivasi. Karena kebutuhan pegawai selalu bertambah.
Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen
Sistem Informasi punya peranan penting didalam menyediakan informasi bagi manajemen semua tingkatan.
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat mengena
dan berguna bagi manajemen maka sistem analis harus mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkan & bagaimana tipe
keputusan yang diambil dari setiap tingkatan manajemen.
